メール整理術 フォルダを捨ててラクになろう
今や業務のかなりの時間を占めているメールチェック。
一日１００通以上の業務メールを受信する多忙なマネージャ、自分に関係のないジャンクメールの山に頭を悩ませている営業、人それぞれメールのチェック方法があると思いますが、重要なメールをハイライトするために自動仕分けルールをきっちり設定している人も多いかと思います。
一番多いのと思うのが送信者別にフォルダをつくって仕分けるやり方。顧客別に整理されるので見た目がわかりやすく、特定の顧客からの依頼をまとめて処理できるメリットがあります。しかし、フォルダを細かく分けることでムダもたくさん発生しているのではないかと思うんです。またフォルダ仕分けすることでどのくらい業務効率化に役立っているのでしょうか？
フォルダ分けの弊害
- 複数フォルダにまたがる検索がやりにくい
- 複数人でやり取りしているケースにおいて、時系列で追いずらい（ツリー、スレッド表示しにくい）
- フォルダ仕分けルールが増えてくるとフォルダ間を移動するタイムロス発生
例えば、顧客数が少ないうちはいいんですが、顧客の数が２０、３０と増えてくるとそれに応じてフォルダの数も増大します。スクロールしなければ目的のフォルダにたどり着けないのでは流石に非効率です。個人的にはフォルダは10個以内にすべきだと思います。
いっそのことフォルダをなくしてしまおう
送信者、件名にもとづくフォルダ分けは目的のメールを見つけやすく検索に適した方法だと思いますが、反面、複数のプロジェクトを平行している人やチームワークがメインの人にはあまり向いていないのではと思います。そこでフォルダ分けせずに全てのメールを受信トレイで管理する方法を試してみました。
- 受信したメールはすべて受信フォルダにおく
- 受信した順に読む。すぐに返信できるメールは開封してすぐに返信する
- 時間がかかる（返信するのに3分以上）メールは別のフォルダ（例：「Follow-Up」）にいれる
- タスク完了するまで残しておきたいメールは別のフォルダ（例：「Hold」)にいれる
「Follow-Up」フォルダには返信するのに時間のかかる仕事を放り込んでおき、時間ができたときに返信して完了したら受信トレイに戻します。「Hold」フォルダは自分が何かする必要はないが完了するまで見守りたいメールをいれます。例えば取引先からの「来週連絡します」メールや機会があったら参加したい勉強会の案内など。
実際この方法を試してみたところ、最初のうちは各取引先からのメールがミルフィーユ状態となり頭のスイッチ切り替えに戸惑いました。A社からの見積依頼メールの次に社内のB部長から案件進捗のメールがあり、その後にセミナーの案内が…
慣れるまで若干時間がかかりましたが、慣れてくるといくつかのメリットがみえてきました。
まず、返信が早くなりました。受信した順に確認するので簡単なやり取りはすぐ返信する癖がついて返信待ちメールの行列が劇的に減りました。また「Follow-Up」フォルダでやらなければならない仕事を一元管理、ToDoリスト化することで仕事のスケジューリングがくみやすくなりました。
デメリットとしては、目的のメールにたどり着くには都度受信トレイを検索をしなければならず、急いで探さなければならないときは焦ってしまいます。そのあたりの対処法をまた次回。
下記サイトの管理方法を参考にしました。
3つのフォルダシステム
http://lifehacker.com/182318/empty-your-inbox-with-the-trusted-trio
